مهارت های ارتباطی ورفتار سازمانی
ساعت ٩:٠٠ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/٤/۳۱  کلمات کلیدی:


         

مهارت های ارتباطی و رفتار سازمانی Management Skills

     

 روابط انسانی که به مناسبات متقابل افراد در سازمان ها اشاره دارد از اوایل قرن بیستم و بعد از نتایج تحقیقات « هاثورن » در کارخانجات «التون میو» اهمیت فوق العاده یافت و به عنوان نظریه مدیریت روابط انسانی مطرح شد و مورد قبول قرار گرفت و معلوم نمود که حاکم بودن روابط انسانی مناسب و دوستانه، در محیط کار زمینه انگیزش و رشد و توسعه را فراهم می سازد و میل به زیستن و کار و تلاش را افزایش می دهد و در نهایت منجر به مسئولیت پذیری، مشارکت و فعالیت ثمر بخش فرد در راه انجام وظایف محوله و دست یافتن به اهداف سازمان می گردد. در حقیقت روابط انسانی به عنوان سرمایه اجتماعی در کنار سرمایه های طبیعی، تکنولوژی و انسانی اهمیت فوق العاده یافته است.

 

تعریف روابط انسانی در سازمان:

 

روابط انسانی عبارت است از فرآیند برقراری، حفظ و گسترش روابط هدف دار، پویا و دو جانبه در بین اعضای یک سیستم یا سازمان اجتماعی مانند :اداره ، کارخانه، مدرسه، آموزشگاه که با تأمین نیازهای مادی و معنوی افراد سبب ایجاد تفاهم، احساس رضایت و خرسندی متقابل کارکنان و کارگران با یکدیگر شده و زمینه انگیزش و رشد یافتگی افراد را در جهت رسیدن به اهداف سازمان فراهم می سازد. بدین منظور هرمدیری باید کوشش کند تا رابطه دو جانبه مثبت همراه با حسن تفاهم و احساس رضایت متقابل و سازنده به وجود آورد.

 

اهمیت روابط انسانی در سازمان:

 

روابط انسانی مظهر وجود ارزش انسان ها و عامل سازنده، مشوق و امید بخش در رفتار اجتماعی گروه های انسانی است و از میان همه عوامل شادی بخش و س عادت آفرین، شاید برقراری روابط انسانی مطلوب، عمده ترین عامل خوشبختی و موفقیت هر کس در زندگی است.

 

اگر ارتباط انسان ها با یکدیگر نبود، بنای عظیم فرهنگ و تمدن انسانی به وجود نمی آمد و هیچ یک از دستاوردهای بزرگ انسان پدید نمی آمد ، جامعه شکل نمی گرفت، همبست گی، انسانیت، همدلی و عشق معنی و مفهوم پیدا نمی کرد و زیبایی به وجود نمی آمد زیرا زیبایی در جمع انسان ها تجلی پیدا می کند. "رابرت کاتز " مه ارت های مورد نیاز مدیران را به فنی، انسانی و ادراکی طبقه بندی کرده است. مهارت فنی به معنی توانایی به کار بردن دانش، روش ها، فنون و ابزار است و از طریق تجربه، تحصیل و کارورزی کسب می شود.

 

مهارت انسانی نیز عبارت است از توانایی و قدرت تشخیص در کار کردن با مردم و انجام دادن کار به وسیله آنها، درک و فهم انگیزش و به کار بردن رهبری مؤثر . او معتقد است مهارت انسانی از بی شترین اهمیت برخوردار است؛ داشتن مهارت های انسانی مستلزم آنست که شخص اعتماد به نفس داشته باشد، به نقاط ضعف و قوت خود آگاه باشد، به دیگران اعتماد کند ، به عقاید، ارزش ها، و احساسات آنان احترام بگذارد، آنان را درک کند و محیط ایمن و قابل قبولی برای تمامی همکارا ن به وجود آورد ، این مهارت ه ا به راحتی قابل حصول نیستند، فنون و روش مشخصی ندارند و صرفا از طریق تجربه و کارورزی و علم و دانش حاصل نمی شوند بلکه علاوه بر آن باید در زمینه جامعه شناسی، روانشناسی، روانشناسی اجتماعی و مردم شناسی اطلاعات کافی داشته باشیم .

 

مهارت اداراکی نیز به توانایی فهمیدن پیچیدگی های کل سازمان و آگاهی از اینکه آیا شخص درخور شرایط سازمان عمل می کند یا نه، ارتباط دارد.

 

مهارت های مدیریت

 

 چنانکه ملاحظه می شود، هر چه شخص از سطوح پایین به سطوح بالای سازمان ارتقا می یابد برای اعمال مدیریت اثر بخش به مهارت فنی کمتر ولی به مهارت انسانی و ادراکی بیشتری نیازمند است.

 

سرپرستان سازمان به مهارت فنی قابل ملاحظه ای نیاز دارند. زیرا غالباً از آن ها خواسته می شود که کارکنان قسمت های خود را تعلیم دهند. در حالی که در مقابل مدیران سطوح بالای یک سازمان نیازی به دانستن مهارت های فنی برای انجام و ظایف خاص سطح عمل یاتی ندارند بلکه آن ها باید قادر باشند که رابطه متقابل همه این کارکردها و وظایف را در تحقق هدف های کل سازمان تشخیص دهند . بنابراین مهارت ادراکی مهمترین مهارت مدیر ارشد سازمان است.

 

اما شاخص مشترکی که در همه سطوح مدیریت از اهمیت بالایی برخوردار است مهارت انسانی است.

 

 مهمترین هدف های روابط انسانی در سازمان عبارتند از:

 

-1 شناخت خصوصیات روانی، عاطفی و شخصیتی افراد

 

-2 شناخت کنش و واکنشها(تعامل)

 

-3 شناخت ریشه تفاوت ها و اختلافات

 

-4 پیدا کردن راه های عملی جلب همکاری

 

-5 پیدا کردن راه های تشویق وتنبیه مناسب میان کارکنان با یکدیگر

 

-6 به وجود آوردن محیط کار مناسب برای کارکنان، کارگران و ...

 

-7 تقویت روحیه و کسب رضایت مندی افراد

 

-8 ارضا و برآوردن نیازهای منطقی کارکنان اعم از مادی و معنوی

 

-9 برقراری روابط عمومی

 

-10 مطالعه و بررسی و یافتن شیوه های مدیریت و رهبری مناسب در سازمان

 

 

 شاخص های روابط انسانی در سازمان:

 

-1 انعطاف پذیری یعنی: پذیرش منطقی نظریات و آرای دیگران و دوری از مقاوم ت نابجا و ناروا در زمینه نظریات .

 

بطور کلی مشخصه های اصلی مدیر انعطا فپذیر بدین شرح است:

 

    الف- نظریات منطقی دیگران را به راحتی می پذیرد.

 

    ب- از تحمیل نظریات خود به دیگران به شدت دوری می جوید.

 

    ج- صحبت های منفی و مثبت کارکنان را در کنار هم قرارداده و سپس قضاوت می کند.

 

    د- به جای توجه به ظاهر مذاکرات کارکنان، به ریشه و اصل آن توجه دارد.

 

-2 نگرش مثبت داشتن به خود و دیگران :داشتن نگرش مثبت به خود و دیگران از مقدم ات برقراری روابط انسانی مطلوب در سازمان است . وقتی انسان استعدادهای خود را شناخت، نگرشش نسبت به خود مثبت می شود یعنی به توانایی های خویش اطمینان پیدا می کند و اعتماد ب ه دست می آورد و دربیان ایده هایش احساس آزادی می کند و از اظهار نظر دیگران نمی هراسد. نیازهای خودیابی (شکوفایی استعداد) او ارضا می شود و به موفقیت م یرسد و به نوعی استقلال درعمل و رفتار خود دست می یابد.

 

-3 گوش دادن :برخی از خبرگان ارتباطات انسانی، بر این باورند که گوش دادن مؤثر به سخنان دیگران، سنگ بنای مهارت ارتباطی مدیران امروزی است.

 

-4 گروه گرایی: یکی از عوامل مهم دوام گروهی درسازمان، برقراری روابط سالم و انسانی است . مدیرانی که دارای مهارت انسانی قوی هستند، می توانند با تک تک کارکنان سازمان روابطه دوستانه برقرار کنند و از توان، استعداد و تخصص آن ها در حل و فصل مسائل مربوط به سازمان بهره ببرند

 

 مدیرانی که دارای مهارت روابط انسانی قوی در بعد گروه گرایی هستند:

 

-1 صحبت کردن در گروه را دوست دارند.

 

-2 از گسترش روابط با افراد جدید لذت می برند.

 

-3 مشکلات سازمان را از طریق روابط دوستانه حل و فصل می کنند.

 

-5 ریشه کن کردن شایعه: شایعه زمانی درسازمان به وجود می آید و گسترش می یابد که مدیر سازمان با کارکنان و کارگران روابط سالم و دوستانه ای برقراری نکند و محیط سازمان خشک، بی روح و مستبدانه باشد.

 

مهمترین راه های ریشه کنی شایعات عبارتند از:

 

    الف- اطلاع رسانی از طریق برگزاری جلسات

 

    ب- استفاده از بیان چهره به چهره

 

    ج- گفتگوی دوستانه به جای صدور بیانیه رسمی

 

-6 درک نیازها، استعدادها و مشکلات دیگران و کوشش برای حل آنها

 

-7 دوست داشتن دیگران،

 

-8 پذیرش تفاوت های فردی،

 

-9 ایجاد محیط مناسب بهداشت روانی.

 

 

محدودیت های نظریه روابط انسانی درسازمان:

 

-1 تأکید بیش از حد بر روابط انسانی باعث می شود که سازمان از اهداف اصلی و اولیه دور شو د لذ ا توجه به عامل انسانی در محیط کار با ید تا حدی باشد که سبب کاهش تولید و اهداف سازمان نگردد و آن ها را تحت الشعاع قرار ندهد.

 

-2 انسان موجودی است بسیار پیچیده و دانش و ابزار کافی برای شناخت آن وجود ندارد، در نتیجه حدس و گمان و تخمین به جای واقعیت به کار گرفته می شود.

 

-3 منتقدان عقیده دارند که نظریه روابط انسانی با یک پوشش ظاهری انسانی و عوامفریبی ، در جهت هدف های مدیریت علمی یعنی بازدهی بیشتر و استثمار هر چه سریعتر به کار گرفته می شود.

 

-4 این نظریه سازمان را محیطی مجزا از جامعه قلمداد می کند و مسائل و مشکلات فرد و گروه را تنها به سازمان و مسائل آن مربوط می داند در حالی که چنین نیست و سازمان از جامعه جدا نیست.

 

تقابل یا دوستی د و طرفه، ثبات وتداوم، آگاهی یا درک متقابل از یکدیگر، بقا و دوام وتوازن و تعادل اصول اساسی روابط انسانی در سازمان و بدبین بودن به مسائل و مشکلات، انتظارات و پیش داوری ها، روحیه برد و باخت، فرار از واقعیت، خود مداری، عدم آمادگی برای تغییر، داشتن نگرش منفی و ع دم همکاری سرپرستان با طرح های به سازی و تقویت روابط انسانی از مهمترین عوامل بازدارنده روابط انسانی سالم در سازمان می باشد.

 

همچنین افزایش میزان غیبت کارکنان ، انتقالی، استعفای پیاپی و تغییر های بی رویه ، شکایات، رقابت ناسالم میان افراد، دخالت های بی روی ه، اضطراب و نگرانی، رفتار چاپلوسانه، توقعات مادی کارشکنی، بهانه جویی، انزواگرایی کارمندان، شیوع خستگی و بی حالی کارکنان، بی اعتنایی به کار، تقلیل میزان کارآیی در سازمان، ارائه خدمات یا مصنوعات نامرغوب، کار امروز را به فردا انداختن، تقلیل احترام به همکا ران، مدیر یا ارباب رجوع، عدم احساس مسئولیت ، عدم احساس تعلق سازمانی ، تحریک سایر کارکنان زیر پا گذاشتن ارزش های اخلاقی، تقلیل ابتکار و خلاقیت، انحراف از اهداف سازمان، ، ایجاد زمینه عداوت و کینه جویی و دلیل تراشی برای توجیه مسایل از علایم ضعف روحیه کارکنان یک سازمان است.

 

این بحث را با فرمایشات حضرت علی (علیه السلام) در مورد ویژگی های یک مدیر به پایان

 

می رسانیم:

    

 

    •        توجه به عبودیت پروردگار و بندگی خداوند.

 

    •        مهربانی با مردم و پرهیز از خشونت با آنان.

 

    •        نجابت و پاکدامنی و اهل شرم، عفت و صیانت.

 

    •        دوری از رذیلت و وقاحت.

 

    •        صالح و متقی و پاکدامن.

 

    •        دوری کردن از هر لغزش.

 

    •        اهل تدبیر، تعمق و تفحص.

 

    •        نظر نداشتن به مطامع مادی و داشتن سلامت نفس و حیثیت.

 

    •        حقوق کافی رساندن به کارمندان.

 

     •        دقت در اعمال کارمندان و به کار گماردن هر کدام از آن ها پس از آزمون های                  دقیق.

 

    •        در انتخاب افراد بر اساس نظر شخصی و استبداد رأی رفتار نکردن.

 

    •        به نظرات دیگران احترام گذاشتن و با آن ها مشورت کردن.

 

    •        فرصت دادن به افراد برای بروز استعداد و لیاقت.

 

    •        خوش خدمتی ها و نظرات شخصی را ملاک قرار ندادن.

 

    •        گفتگو و بحث با متخصصان و دانشمندان.

 

 نویسنده: دکتر امان الله قرایی مقدم:عضو هیات علمی دانشگاه تربیت معلم